連絡が途絶える商談を救う AI議事録にひと手間加えて契約を勝ち取る3つの秘策
「商談のお礼メールと議事録を送ったのに、そこからパタリと連絡が途絶えた…」
「お客様社内での検討が進まず、いつまでたっても契約に至らない…」
もしあなたが、AIで自動作成した文字起こしや、決定事項だけのシンプルな議事録を「とりあえず」送っているなら、それは非常にもったいないことをしています。
この記事を読めば、議事録一つで「気が利く営業だ」と信頼を勝ち取り、お客様の社内会議をあなたの代わりにスムーズに進め、受注を手繰り寄せるための「＋α（プラスアルファ）の技術」が手に入ります。
「送って終わり」になっていませんか？ AI時代の議事録の落とし穴
「昨日はありがとうございました。本日の議事録をお送りします」
今の時代、Zoomなどのオンライン商談が増え、AIツールを使えば誰でも簡単に「会話の記録」を残せるようになりました。しかし、ここに大きな落とし穴があります。
あなたは、AIが書き出した長文のテキストや、要約されただけのファイルを、そのままお客様に転送していませんか？
想像してみてください。お客様である中小企業の経営者や担当者は、日々分刻みのスケジュールで動いています。
そんな多忙な彼らの手元に、長文のテキストデータが届く。「後で読もう」と思ったが最後、そのメールは受信ボックスの奥底へと埋もれていきます。
結果として何が起きるか。
「あれ、どうなってたっけ？」と記憶が薄れ、社内での報告も遅れ、あなたの提案は「検討中」という名の棚上げ状態になってしまうのです。これでは、どれだけ熱心に営業しても、売上にはつながりません。
AIは「記録」はしてくれますが、「気遣い」はしてくれません。お客様が求めているのは、単なる記録ではなく、「次の仕事を楽にしてくれる材料」なのです。
顧客の社内調整を黒子のように支える「3つの添え書き」
では、多忙なお客様の心を掴み、商談を前に進めるためには、議事録にどんな情報を添えればよいのでしょうか？
ポイントは、お客様が社内で「報告・共有・検討」をする際の手間を、あなたが先回りして消してあげることです。
具体的な解決策は、以下の3つです。
【上司への報告用】の情報を添える
- 結論：「今後どう進めるか」「担当者の所感」を短くまとめる。
- 理由：お客様が上司に報告する際、そのままコピペして使えるようにするため。
- 一歩目：議事録の冒頭に「上司の方へのご報告にご活用ください」と一言添えて記載する。
担当者が上司から「で、どうするの？ 君はどう思う？」と聞かれた時、即答できるような「材料」を用意してあげるのです。これで社内承認のスピードが格段に上がります。
【他部署への共有用】の情報を添える
- 結論：「なぜその決定に至ったか」という背景や文脈を補足する。
- 理由：会議に出ていない人にも、転送するだけで意図が伝わるようにするため。
- 一歩目： 決定事項の横に（〇〇という理由により）と一言理由を書き足す。
商談に参加していない関係者に説明するのは、お客様にとって大きな負担です。あなたが背景を言語化しておくことで、お客様の説明コストをゼロにし、社内連携をスムーズにします。
【本人の思考整理用】の情報を添える
結論： メリット・デメリットなどの「論点」を整理して記載する。
理由： 複雑な課題について、後でお客様が一人でじっくり考えるのを助けるため。
一歩目： 「検討ポイント」という欄を作り、悩ましい点を箇条書きにする。
「あちらを立てればこちらが立たず」といった難しい判断（トレードオフ）が必要な時、その論点を整理してあげることで、お客様は冷静に意思決定ができ、契約への迷いがなくなります。
大切なのは「境界線」を引くこと
これらの情報をただダラダラと書いても、逆効果になりかねません。重要なのは、「情報の住み分け」を視覚的に行うことです。
メールやドキュメントの中で、
「ーーーー（ここからは上司の方への報告用です）ーーーー」
「ーーーー（ここは個人的なメモとしてご活用ください）ーーーー」
といったように、明確に境界線を引きましょう。
そうすることで、お客様は「あ、ここは部長に見せればいいんだな」「ここは自分が後で考えればいいんだな」と、直感的に情報を使い分けることができます。
この「ひと手間」こそが、相手の時間を奪わない、最高の配慮なのです。
今日からできる「たった1分」のアクション
まずは次回の商談後、議事録を送る前に、たった一つでいいので次のことを試してみてください。
「お客様が上司に報告するとしたら、何て言うだろう？」と想像し、そのセリフを3行で書いて添える。
「次回の進め方は〇〇で合意しました。理由は△△だからです。私は□□だと思います」
たったこれだけの準備が、お客様の背中を押し、停滞していた案件を受注へと動かす強力なエンジンになります。
あなたの気遣いが、最強の営業ツールになる
議事録は、単なる「過去の記録」ではありません。未来の契約を作るための「未来への手紙」です。お客様は、自分の仕事を楽にしてくれる営業マンを求めています。
「この人の議事録があれば、社内報告が楽になる」
「この人は、うちの会社の事情まで考えてくれている」
そう感じてもらえた時、あなたは単なる「売り込みに来る人」から、「なくてはならないパートナー」へと変わります。
ぜひ、今日から「愛のある議事録」で、お客様の心を動かしてみてください。
もし、
- 営業チーム全体で、提案力を底上げしたい
- あと一歩で契約を逃してしまうことが多い
- お客様の社内事情まで踏み込んだ、深い営業戦略を立てたい
と、本気でお考えの経営者やマネジャーの方がいらっしゃいましたら、ぜひ一度ご相談ください。
トレテクでは、小手先のテクニックではない、お客様と深く信頼関係を築き、売上を最大化するための本質的な営業支援を行っています。
まずは、60分間の無料オンライン相談で、貴社の営業課題についてお聞かせください。無理な勧誘は一切いたしませんので、安心してお申し込みいただけます。
また、Instagramでは日々の営業活動に役立つヒントや、現場で使える具体的なノウハウを発信しています。こちらもぜひチェックしてみてください。
あなたの営業活動が、お客様にとっての「価値」に変わり、大きな成果につながることを応援しています。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
医療系企業の営業職として従事しながら、“セールスパーソン戦力化コンサルタント”として、東京都八王子市と日野市を中心に事業を展開。
全国から依頼をいただく。
多くのコンサルティング会社のような座学による知識の習得だけで終わらない、お客様の営業現場に即した独自の実践的なコンサルティングが強み。
特に、商談やプレゼンテーションという交渉の改善に重点を置く。
無料相談実施中です。Webサイトの【💬無料相談】からお問い合わせください。
FacebookやInstagramでも役立つ情報を配信中。
下記アイコンからフォローをよろしくお願いします。
